Om å bruke mange ord på å forklare noe som burde være enkelt...

"... også har vi laget en side med lenker for å finne de viktigste prosjektdokumentene i dokumentsystemet vårt..."

System er i Store norske leksikon beskrevet som en ordnet sammenstilling av deler til et hele eller en planmessig fremgangsmåte. Jeg mener de like godt kunne brukt denne beskrivelsen til å forklare hva kvalitet er. Kvalitet handler om forutsigbarhet i resultater, strømlinjeforming av prosesser og arbeidsmetoder og det handler om forbedring. Vi etablerer og bruker kvalitetssystemer når vi ønsker å gjøre organisasjoner i stand til å kunne sammenstille ressurser (det være seg menneskelige ressurser, materielle ressurser eller informasjonsressurser) slik at det kan skapes noe av verdi.

Da jeg leste frasen over i en presentasjon fra en kunde forsto jeg plutselig hvorfor jeg selv strevde med å skape verdi i det kundeforholdet. Jeg kjente at jeg strevde litt med logikkene og (mangelen på) planmessigheten jeg ble presentert med. Noe var liksom litt galt. Og det var først da jeg fant denne presentasjonen og leste beskrivelsen av forskjellige grep de hadde tatt for å gjøre det "lettere" for prosjektet å navigere i dokumentsystemet, kvalitetssystemet og IT-applikasjonene de hadde tilgjengelig at det falt på plass. Når man trenger å bruke så mange ord på å forklare sammenhengene i systemene at hensikten med systemene og hvordan de henger sammen med de målene man har ikke kommer frem har man startet feil. Og når dokumentsystemet blir oppfattet som så komplekst at man oppretter en manuell prosess med lenker, uten at det er gjennomskuelig hvilke dokumenter som får lenke og hvilke som ikke får det, så har man skapt potensielt kaos der man har stort behov for orden.

Mitt ønske for alle organisasjoner, alle ledere og alle arbeidstakere er at dere får lov til/tar dere tid til/krever/bes om å bruke tid på å planlegge når dere har behov for at noe er logisk og systematisk over lang tid.

En organisasjon som ikke baserer seg på planmessighet og ordnet sammenstilling av de forskjellige delene og nivåene den består av vil før eller senere oppdage at den ikke bare bruker for mange ord på å forklare noe som burde være enkelt, men også at den bruker for mye penger og for mye tid på å fremstille produkter og tjenester og på å nå målene sine enn det som kanskje strengt tatt hadde vært nødvendig.

Vær smart tidlig!